بازسازی دفتر کار عامل رونق کسب و کار گروه ساختمانی امین امیری
بازسازی حرفه ای دفتر کار یکی از بهترین روش های ایجاد انگیزه در کارکنان و سبک کاری شرکت ها و مجموعه هاست. هنگام برنامه ریزی برای بازسازی دفتر کار، علاوه بر توجه به ظاهر جدید آن، در نظر گرفتن نیازهای کارکنان و مراجعان نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از آنجایی که شرکت ها در رقابتی حرفه ای برای ارتقا جذابیت، پرستیژ و جلب توجه مراجعه کنندگان و کارکنان خود هستند، حفظ سیاست کاری توام با ایجاد جذابیت های بصری و محیطی اهمیتی صد چندان پیدا کرده است. به همین دلیل است که بازسازی اصولی دفتر کار، تاثیر بسزایی در کارایی و بهره وری کلی کارمندان و رونق کسب و کار دارد. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید، تا با چالش های بازسازی مجدد دفتر کار و نحوه بکارگیری فناوری های هوشمند برای طراحی فضاهای کاری بیشتر آشنا شوید.
هدف از بازسازی دفتر کار
اگر به دنبال بازسازی دفتر کار شرکت خود هستید، احتمالا به مولفه زیبایی و برندسازی آن نیز فکر می کنید تا به این طریق منحصر به فرد بودن کسب و کارتان را نشان دهید و روحیه کاری خود و کارمندان را تقویت کنید. با این حال، کاهش مشارکت کارکنان و فقدان سازماندهی و همکاری، چند تجربه تجاری رایج هستند که ناشی از تغییر در افراد، مکانها و ابزارها است. بنابراین در زمان بازسازی دفتر کار، در نظر گرفتن نکات ذیل در جهت پیشگیری از آسیب به رونق کسب و کار از اهمیت خاصی برخوردار است.
کیفیت محل کار و رفاه کارکنان را در اولویت قرار دهید
فضای کار هوشمند و مدرن امروزی، به سمت بهبود وضعیت محیط کاری شرکت ها و رفاه کارکنان پیش می رود. آن هم به این خاطر که کارکنان متوجه شده اند که سلامت و رفاه آنها در محل کار باید یک ضرورت غیر قابل جایگزین باشد. به همین ترتیب، صاحبان کسب و کار دریافتند که محیط های کاری آنها از نظر چیدمان و ارتباط باید با کارکنان خود سازگار شود، تا بهره وری را حفظ و رفته رفته به حداکثر برساند.
بازسازی دفتر کار همگام با تغییر در تعملات اداری
حتما اتاقک هایی با دیوار بلند که دنیای شرکت ها را در دهه های گذشته تحت سلطه خود درآورده بودند، به یاد دارید. امروزه با بازسازی دفتر کار به شکل مدرن، سازمانها به سمت فضاهای باز در حال تغییر ظاهر هستند. با افزایش 50 درصدی زمان کلی صرف شده برای فعالیت های مشترک، دفاتر کار تغییر شکل داده و اصلاح شده‌اند. به این صورت که با ارائه فضایی به کارمندان، در عین احترام به حفظ حریم خصوصی، به آنها فرصت همکاری و تعامل بهتر را می دهند.
تعامل کارکنان را بهبود بخشید
در بازسازی دفتر کار چنانچه افراد از محیط کار جدا شوند، فضای کمتری برای بهره وری ایجاد می شود. بنابراین، بهتر است محیطی را ایجاد کنید که در آن نیازهای کارکنان به راحتی برآورده شود تا به این طریق فشار کار از روی دوش آنها برداشته شود. در نتیجه این فضا سازی محیطی، آنها می توانند روی مسائل مهمتر تمرکز کنند.
فرآیندهای خدماتی را ساده کنید
در بازسازی دفتر کار توجه به ارائه خدمات، امکانات و ابزارهای موجود در شرکت به صورت سلف سرویس، به تعامل بهتر کارکنان کمک می‌کند. علاوه بر این، سرعت ارائه خدمات به ارباب رجوع و گردش کار در سازمان شما را نیز افزایش می‌دهد.
چالش های بازسازی دفتر کار
هنگام بازسازی دفتر کار توجه به چالش های احتمالی در خصوص فضای در دسترس و تطبیق آن با نقشه های مورد نظر، بسیار اهمیت دارد. در ادامه به چند نکته مفید که قبل از برنامه ریزی برای بازسازی دفتر کار باید به آنها توجه کرد، اشاره می کنیم.
- درک نحوه استفاده از دفتر کار
از توجه به هدف استفاده از ساختمان گرفته تا بازخورد کارکنان، درک نحوه استفاده افراد از محل کار باید مبنای اصلی بازسازی دفتر کار باشد.
- استفاده کارآمد از فضا و کار ترکیبی
چالش عمده ای که در انجام کار گروهی و ترکیبی وجود دارد، ناسازگاری افرادی است که وارد فضاهای اداری مشترک می شوند. بنابراین، نحوه استفاده صحیح از فضاهای در اصطلاح پِرت و اولویت دادن به افزایش بهره وری محیطی، کلید کاهش هزینه ها است.
- انتظارات و هزینه های کارکنان
بازسازی دفتر کار به خودی خود یک چالش است. برقراری ارتباط موثر با کارمندان می تواند در هزینه و زمان شما صرفه جویی کند. ضمنا به شما اجازه می دهد که طراحی دفتر کار خود را مطابق با نیازهای شرکت اجرا کنید. از مزیت های طراحی مجدد دفتر کار، ساده کردن ارتباطات بین بخش ها، استفاده بهینه از فضای محیطی و مدیریت هزینه هاست.
اکوسیستمی از “ما” و “من”
در بازسازی دفتر کار به روش های مدرن، توجه به فضای متشکل از “ما” و “من” در اولویت قرار می گیرد. فضای اداری مشارکتی به معنای دخالت در حریم خصوصی کارمندان نیست. طراحی دفتر مدرن فقط یک طرح باز نیست، بلکه امکان جابجایی بین زمان کاری و زمان خصوصی فردی را فراهم می کند. افراد نه تنها به فضایی برای تولید ایده نیاز دارند، بلکه همزمان به فضایی نیاز دارند که بتوانند تمرکز کنند تا ایده ها را به وجود بیاورند. به عنوان مثال، نصب کمدهای شخصی برای ایجاد تعادل بین حریم خصوصی و حریم کاری در یک محل کار پویا ضروری هستند.
بازسازی دفتر کار با فناوری های هوشمند
اجرای فناوری های هوشمند یک گام کلیدی در بازسازی دفتر کار است که فضا را برای کارمندان و مراجعه کنندگان مدرن و جذاب می کند. پیشنهادهای رایج عبارتند از:
- تجهیز ساختمان به سیستم مدیریت هوشمند
- تجهیز کمدهای هوشمند
- نصب درب های برقی
- اجرا و نصب سنسورهای هوشمند
علاوه بر موارد فوق، در بازسازی دفتر کار توجه به استفاده از مصالح باکیفیت و عایق بندی بخش های مختلف ساختمان ضرورت دارد. این امر منجر به کاهش اتلاف انرژی و در نتیجه افزایش بهره وری ساختمان در فصول مختلف سال می شود.
تصمیم با شماست !
کلید موفقیت در بازسازی دفتر کار، ساخت یک اکوسیستم کاری است که با اولویت دادن به ایجاد فضاهایی برای طوفان فکری و بازیابی انرژی در لحظات تنهایی، کارکنان را توانمند می کند. با در نظر گرفتن نوع فعالیت شرکت، تعداد کارمندان و بخش های مختلف اداری و کاری، می توان تلفیقی از زیبایی، مدرنیته و کارایی را در محیط بازسازی شده ساختمان شرکت ها ایجاد کرد. بهبود دسترسی به فضاهای کاری، تعاملات بین کارکنان و ادغام فناوری های هوشمند با طراحی های شیک و مدرن نه تنها فضای کاری پویایی به شرکت ارائه می دهد، بلکه نظارت و کنترل پرسنل را نیز راحتتر می کند.